Optimalna razina zaliha: kako je izračunati

Održavanje optimalne razine zaliha u skladištu ključno je za učinkovite logističke sustave i izbjegavanje dodatnih troškova skladištenja. No, koji je točan broj SKU-ova koji su vam potrebni da biste učinkovito zadovoljili potražnju za proizvodima, a da ne dođe do problema nestašica?

U ovom ćemo članku detaljno razmotriti optimalne razine zaliha u logistici, kao i razlike između ovog koncepta i minimalnih i sigurnosnih razina zaliha. Osim toga, detaljno ćemo opisati formulu pomoću koje možete osigurati da vaše zalihe budu u skladu s potražnjom, instalacijom i stabilnim rastom vaše tvrtke.

Optimalne zalihe: što su i kako ih primijeniti u praksi?

U logistici, optimalne zalihe označavaju točnu količinu zaliha koje tvrtka treba da ispuni rutinsku potražnju bez pojave nestašica. Drugim riječima, podrazumijeva postizanje maksimalne profitabilnosti i smanjenje troškova skladištenja na minimum.

Ovaj koncept ne treba pogrešno shvatiti kao prosječne zalihe (ili prosječni inventar), što je prosječan broj SKU-ova u skladištu. Ovaj broj varira između maksimalne razine zaliha – što se odnosi na ukupan broj artikala koji se mogu pohraniti u instalaciji uzimajući u obzir kvadraturu i korištene sustave skladištenja – i točke ponovne narudžbe ili minimalne razine zaliha, koja definira granicu pri kojoj tvrtka mora nabaviti više proizvoda.

Kako odrediti optimalne razine zaliha

Koje čimbenike treba uzeti u obzir voditelj logistike kako bi odredio optimalnu razinu zaliha? Iako to ovisi o strategiji svake tvrtke, u nastavku su navedena četiri glavna elementa koja treba imati na umu.

• Potražnja kupaca: voditelj logistike, zajedno s odjelom računovodstva i menadžmentom, trebao bi analizirati trendove potražnje tijekom godina, prognozu potražnje za svaki SKU, sezonsku potražnju za svaki proizvod itd.
• Promet zaliha: Voditelj mora znati promet za svaki SKU kako bi pravilno upravljao raspoređivanjem robe. ABC analiza uobičajena je metoda za organiziranje SKU-ova prema njihovoj potražnji.  
• Vrsta proizvoda: obilježja svakog proizvoda, kao i poslovni sektor tvrtke, bit će ključne kada se radi o procjeni optimalnih razina zaliha na temelju instaliranih sustava skladištenja. Primjerice, logistika za prehrambene proizvode, koji zahtijevaju skladištenje u hladnjačama kako robi ne bi istekao rok trajanja, uvelike se razlikuje od skladištenja kabela i cijevi, čiji proizvodi zahtijevaju posebne sustave skladištenja koji se prilagođavaju njihovim obilježjima.
• Maksimalne, minimalne i sigurnosne razine zaliha: pomoću ove tri numeričke vrijednosti možete izračunati optimalnu razinu zaliha za svaki SKU. Stoga će prostor, metodologija, skladišni sustavi i oprema za rukovanje odrediti maksimalnu razinu zaliha, dok će potražnja i kapacitet upravljanja svakom narudžbom uspostaviti minimalnu razinu. Nadalje, priroda poslovanja odredit će potrebne sigurnosne zalihe u svakoj instalaciji. 
• Vrijeme isporuke: voditelj skladišta također mora znati vrijeme isporuke za svakog dobavljača, odnosno vrijeme proteklo od trenutka kada je nalog za unos zaliha generiran u skladištu do trenutka kada dobavljač isporuči proizvod.

S obzirom na logističku pozadinu u kojoj su učinkovitost i smanjenje troškova skladištenja sve važniji, ignoriranje optimalnih razina zaliha može rezultirati vrlo negativnim posljedicama za tvrtku. To može uključivati neučinkovite procese skladištenja, skup višak zaliha, a prije svega kvarenje skladišnih zaliha, pogotovo ako se radi o kvarljivoj robi.   

Vrste zaliha: optimalne, minimalne i sigurnosne

Nemoguće je razumjeti optimalnu zalihu bez prethodnog razumijevanja drugih koncepata, kao što su radna zaliha, sigurnosna zaliha i točka ponovnog naručivanja. Razmotrimo različite vrste zaliha prema strategiji logistike.

• Dostupne zalihe: odnosi se na količinu zaliha u skladištu koja je spremna za uključivanje u bilo koju narudžbu. Svi logistički procesi provode se na temelju raspoloživih zaliha, poznatih i kao radna zaliha. 
• Minimalne zalihe: to je minimalna količina svakog proizvoda koju skladište mora imati kako bi odgovorilo na potražnju. 
• Sigurnosne zalihe: svaka instalacija treba imati sigurnosne zalihe (ponekad zvane međuzalihe) kako bi se spriječila nestašica zaliha u slučaju neočekivanog porasta potražnje. 
• Točka narudžbe: numerička vrijednost utvrđena u logističkoj strategiji koja određuje kada treba dobavljaču izvršiti narudžbu. Ona se nalazi između minimalne i optimalne razine zaliha. 
• Maksimalna zaliha: odnosi se na količinu zaliha koja se ne smije prekoračiti kako bi se skladišni poslovi odvijali neometano. Povezana je sa skladišnim kapacitetom instalacije i radnom snagom tvrtke. 

Sada kada su nam jasni ovi koncepti, možemo izračunati optimalnu razinu zaliha. Kao što je ranije spomenuto, ovo se odnosi na količinu zaliha koju treba održavati kako bi se osiguralo da tvrtka postigne maksimalnu profitabilnost i da može odgovoriti i na postojeću potražnju i na bilo kakve promjene koje se mogu dogoditi.

Formula za optimalnu razinu zaliha

Nakon što voditelj logistike uzme u obzir razmatranja navedena u gornjoj točki, trebao bi upotrijebiti izračun optimalne razine zaliha kako bi točno znao koju količinu svakog artikla treba uskladištiti u skladištu. Da bismo dobili ovaj podatak, uzimamo optimalnu količinu narudžbe i dodajemo joj minimalne zalihe i sigurnosne zalihe koje bi trebale biti pri ruci u instalaciji. Te varijable dobivamo na sljedeći način.

Optimalna količina narudžbe povezana je s Wilsonovim modelom koji koristi količinu i učestalost kojom se vrše narudžbe dobavljačima kako bi se postiglo optimalno upravljanje zalihama i nabavom sirovina. Formula u nastavku koristi se za izračunavanje te numeričke vrijednosti:

Pri čemu je Q optimalna količina narudžbe, D je godišnja potražnja za sirovinama, K je trošak svake narudžbe, a G je trošak skladištenja proizvoda za određeno vrijeme. Kao rezultat toga, zahvaljujući Wilsonovom modelu, voditelj skladišta znat će kada treba izvršiti narudžbu.

Osim optimalne količine za narudžbu, moramo odrediti i minimalnu količinu zaliha, kao i sigurnosne zalihe za instalaciju. Sljedeća formula određuje minimalnu razinu zaliha u skladištu:

Ovom izračunu trebamo dodati izračun sigurnosnih zaliha, koji se utvrđuje pomoću sljedećih varijabli:

• vremena isporuke dobavljača u normalnim okolnostima (engl. Supplier Lead Time, SLT)
• maksimalnog vremena isporuke u slučaju incidenta (engl. Maximum Procurement Lead Time, MPLT) 
• prosječne potražnje proizvoda (engl. Average Product Demand, APD).

Konačno, formula za optimalnu razinu zaliha izgledala bi ovako:

Optimalna razina zaliha = optimalna količina narudžbe + minimalna razina zaliha + razina sigurnosnih zaliha

Primjer kako izračunati optimalnu razinu zaliha

Ilustrirajmo gore navedene formule konkretnim primjerom. Čeličana ima skladište sirovina koje opskrbljuje svoj proizvodni centar vijcima. Tvrtki je potrebno 80 000 vijaka godišnje za proizvodnju metalnih limova koje prodaje.

Svaka narudžba koju tvrtka šalje svom dobavljaču vijaka košta 100 USD, dok je trošak skladištenja vijaka oko 0,05 USD godišnje. Koja je dakle optimalna razina zaliha vijaka koju bi tvrtka trebala imati u svojim instalacijama?

Kao što se vidi gore, prvi korak je izračunati optimalnu količinu narudžbe. Pomoću formule, pri čemu je K (trošak narudžbe) 100 USD, D (godišnja potražnja) 80 000 vijaka, a G (jedinični trošak skladištenja vijaka) 0,05 USD, dobivamo Q (količinu) od 17 888 vijaka.

Q ili optimalna količina narudžbe = √((2 × 100 × 80 000) / 0,05) = 17 888 vijaka

Zatim, da bismo izračunali optimalnu razinu zaliha, moramo odrediti minimalnu količinu zaliha koja bi trebala biti u skladištu. Da bismo to učinili, potrebno je utvrditi koliko vijaka tvrtka treba po jedinici vremena (po danu). Ako tvrtka radi 250 dana u godini, trebat će joj 320 dnevnih jedinica. Posljedično, ako je dobavljačevo vrijeme isporuke samo tjedan dana, minimalna potrebna zaliha bit će 2240 jedinica.

Minimalne zalihe = (80 000/250) × 7 = 320 × 7 = 2240 vijaka

Za kraj, izračunat ćemo količinu sigurnosnih zaliha koje bi skladište trebalo imati. Ako je dobavljačevo maksimalno vrijeme isporuke pod neuobičajenim uvjetima 21 dan, zaključak je da sigurnosna zaliha treba biti 4480 jedinica. 

Sigurnosna zaliha = (21 − 7) × 320 = 4480 vijaka

Stoga je izračun optimalne zalihe 24 608 vijaka: rezultat zbrajanja optimalne količine narudžbe (17 888), minimalne zalihe (2240) i sigurnosne zalihe (4480).

Optimalna razina zaliha = 17 888 + 2240 + 4480 = 24 608 vijaka

Digitalizacija optimalnih razina zaliha

Digitalizacija logističkih procesa omogućila je automatizaciju višestrukih zadataka koji su dovodili do pogrešaka i zbog kojih su operateri gubili dragocjeno vrijeme. Implementacija sustava za planiranje poslovnih resursa (engl. Enterprise Resource Planning, ERP) ključna je za integraciju upravljanja narudžbama u skladištu i poznavanje potražnje za svakim proizvodom i vremena isporuke svakog dobavljača, među ostalim podacima. U konačnici, pomaže upravitelju logistike izračunati optimalne razine zaliha i optimalnu količinu narudžbi za svakog dobavljača.

Nakon što odredite optimalne razine zaliha za svaki SKU, sustav upravljanja skladištem (engl. warehouse management system, WMS) može automatski odrediti prioritete procesa kao što su nadopunjavanje na stanicama za komisioniranje, primitak ulaznih narudžbi, pa čak i upravljanje proizvodnim linijama u instalaciji.

Štoviše, ove aplikacije izračunavaju optimalne razine zaliha za svaki SKU, što će automatski generirati zadatke nadopune za proizvode unutar unaprijed zadanog ograničenja. Što se tiče rasporeda u skladištu, WMS svakom proizvodu automatski dodjeljuje lokaciju na temelju njegovih atributa (promet, serija i datum isteka), smanjujući pogreške i povećavajući produktivnost u instalaciji.

Točnost i fleksibilnost: srž Logistike 4.0

S obzirom na to da logistika i industrija postaju sve zahtjevnije, voditelji logistike prisiljeni su smanjiti troškove skladištenja i procesa pripreme narudžbi kako bi bili konkurentniji. Stoga, upotreba alata kao što su optimalne razine zaliha eliminira pogreške i prekomjerne troškove, jamčeći dovoljno inventara da zadovolji potražnju za svaki SKU bez stvaranja nepotrebnih troškova.

Svejedno, sve veći broj voditelja logistike implementira rješenja za automatizaciju tokova zaliha. Nakon što izračunate optimalnu razinu zaliha, WMS, zajedno s ERP sustavom, omogućuje vam planiranje narudžbi dobavljačima i redoslijed zadataka nadopune, uz niz drugih naprednih značajki.

U Mecaluxu nudimo Easy WMS, WMS s više aplikacija u sektoru logistike. Ako ste zainteresirani za povećanje učinkovitosti svojih poslovnih procesa i optimalno praćenje zaliha, svakako nam se obratite. Jedan od naših stručnih savjetnika savjetovat će vas o najboljem digitalnom rješenju za vašu tvrtku.