Obrada narudžbi: ključ učinkovitog poslovanja

Obrada narudžbi jedna je od središnjih aktivnosti skladišta jer je krajnji cilj logistike isporuka što većeg broja narudžbi uz minimalne troškove i u najkraćem mogućem vremenu. Troškovi dodijeljeni obradi narudžbi mogu premašiti 60 % ukupnih operativnih troškova instalacije. Stoga smanjenje njezina utjecaja može osigurati uspjeh tvrtke ili upravo suprotno ako se to ne postigne.

U ovom ćemo članku detaljno objasniti obradu narudžbi s ciljem stvaranja dinamičnog i produktivnog opskrbnog lanca. 

Što je obrada narudžbi?

Obrada narudžbi je radnja kojom se pripremaju proizvodi koje kupci traže da im se dostave u obliku narudžbi. Oni se mogu poslati krajnjim kupcima, u distribucijske centre ili u skladišta i trgovine drugih tvrtki.

Pojam „komisioniranje” često se koristi kao sinonim za obradu narudžbi, ali to nije sasvim točno. Komisioniranje se odnosi na postupak preuzimanja proizvoda iz tovarne jedinice (kao što je kontejner) koji sadrži više artikala istog SKU-a i odlaganje te robe u drugu tovarnu jedinicu (kolica za odabir). Drugim riječima, uključuje odabir i kombiniranje artikala koji čine kupčevu narudžbu. Dakle, možemo potvrditi da je komisioniranje operacija unutar obrade narudžbi.

Također postoji značajna razlika između tovarne jedinice i jedinice narudžbe. Proizvodi su grupirani u tovarne jedinice (na primjer, palete, kutije i spremnike) što olakšava njihovo rukovanje i prijenos kroz faze opskrbnog lanca. Nasuprot tome, jedinice narudžbe su podjele tovarne jedinice koje mogu biti uključene u narudžbu. Zamislimo, na primjer, da imamo skladišni spremnik sa 100 blister pakiranja baterija (svaki blister sadrži 4 baterije). Tu imamo 1 tovarnu jedinicu (spremnik), 100 jedinica za narudžbu (možete kupiti samo blistere, ne pojedinačne baterije) i 400 jedinica proizvoda (baterije).

Vrste komisioniranja

Prilikom organizacije procesa obrade narudžbe, bitno je odrediti na koji način operateri primaju proizvode jer to uvjetuje sustave skladištenja koji će biti instalirani. Danas se koriste različiti kriteriji obrade narudžbi, a svi se mogu kombinirati ili primijeniti pojedinačno.

• Osoba prema proizvodu (engl. Person-to-Product): operateri se kreću po instalaciji, pješice ili uz pomoć opreme za transport, do odgovarajućih pozicija kako bi odabrali proizvode koji čine svaku narudžbu. 
• Proizvod prema osobi (engl. Product-to-Person): ovo je temeljni kriterij za automatizirana skladišta. Operateri ostaju na svojim postajama za komisioniranje dok im se roba automatski dovozi (zahvaljujući miniload sustavima i transporterima za kutije).
• Sustav s pretovarnim terminalom (engl. cross-docking): primljena se roba izravno šalje, bez potrebe za skladištenjem, ili se skladišti na vrlo kratko vrijeme.

Koja je tajna učinkovitog komisioniranja? Odabir najprikladnijeg rješenja koje najbolje odgovara potrebama svakog pojedinog skladišta.

Projektiranje skladišta oko obrade narudžbi

Raspored instalacije ovisi o broju dnevno pripremljenih narudžbi i o raznolikosti SKU-ova. Ovisno o broju narudžbi koje se trebaju obraditi, treba uzeti u obzir dolje navedeno. 

• Područje komisioniranja: da bi se definiralo kako bi trebalo postaviti zonu komisioniranja, ključno je analizirati obilježja stvarnih narudžbi, veličinu i težinu jediničnih utovara, udaljenosti koje operateri moraju prijeći te lokaciju i položaj robe.
• Skladišni regali: prilikom projektiranja skladišta jedan od prioriteta svake tvrtke je optimalno upravljanje proizvodima s velikim prometom. Prema ABC analizi, artikli tipa A trebali bi se smjestiti u skladišne sustave koji nude izravan pristup kako bi se ova operacija učinila agilnijom.
• Pakiranje: ovo se odnosi na spremnik koji se koristi za privremeno skladištenje proizvoda koji su odabrani. To je potrebno kako bi se olakšalo rukovanje i transport predmeta. 
• Uređaji za pomoć pri komisioniranju: glasovni odabir, odabir pomoću svjetla (engl. pick-to-light), odlaganje pomoću svjetla (engl. put-to-light) i postaje za komisioniranje visokog protoka (engl. high-throughput) idealne su za minimiziranje pogrešaka, budući da u svakom trenutku operaterima govore gdje trebaju uzeti proizvode i u kojoj količini. 
• WMS: implementacija sustava za upravljanje skladištem (kao što je Easy WMS iz Mecaluxa) osigurava učinkovitu obradu narudžbi. Također optimizira rute komisioniranja, distribuira robu na temelju potreba, digitalizira upravljanje informacijama i tako dalje. 

Najčešća praksa je kombiniranje nekoliko sustava skladištenja i metoda obrade narudžbi kako bi se optimizirali procesi i maksimalno iskoristio rad operatera. 

Faze obrade narudžbe

Nemoguće je imati uspješan opskrbni lanac bez poznavanja faza uključenih u obradu narudžbi. 

• Prethodno planiranje: ono je ključno za upravljanje i dodjelu raspoloživih resursa. Ako imate WMS, softver sam određuje prioritet narudžbenice i definira raspodjelu zadataka.
• Putovanja i kretanja: većina vremena i resursa dodijeljena je ovom procesu, pod uvjetom da se primjenjuje kriterij „proizvod prema osobi”. Vaš najbolji saveznik je učinkovit raspored skladišta. 
• Komisioniranje ili vađenje robe: ovdje se čini najviše pogrešaka u procesu komisioniranja. Ažuriran inventar, uz pomoć RFID terminala ili drugih pomoćnih uređaja kao što je glasovni odabir, između ostalog, smanjuje stopu pogrešaka. 
• Provjera narudžbe i priprema za otpremu: posljednja faza komisioniranja bavi se provjerom odabranih jedinica, pakiranjem narudžbe i prijenosom u područje otpreme, ispisom povezane dokumentacije itd. 

Različite faze pripreme narudžbe koje se provode u instalaciji mogu varirati ovisno o vrsti proizvoda, načinu pripreme narudžbe ili obilježjima svake narudžbe. 

Logistička dokumentacija za obradu narudžbi

Narudžbe prati osnovna dokumentacija koja jamči njihovu pripremu, praćenje i isporuku na krajnje odredište. 

• Popis za komisioniranje (poznat i kao popis  odabira): ovaj dokument opisuje proizvode, količinu, lokaciju, prolaz, stalak ili policu i put koji mora proći operater zadužen za pripremu narudžbe.
• Otpremnica: ovo je poslovni dokument koji primatelju omogućuje da provjeri odgovara li primljeni sadržaj naručenom. Za prodavatelja predstavlja dokaz da je kupac primio narudžbu, a za prijevoznika potvrđuje isporuku narudžbe. Danas sve veći broj tvrtki radi s elektroničkim dokazom o isporuci (ePOD) za digitalnu kontrolu svih informacija koje se odnose na isporuke narudžbi.
• Popis pakiranja: relevantan u fazi pakiranja, ovaj dokument detaljno opisuje proizvode u paketu kao i njihova obilježja. 
• Karta puta: prijevozničkoj agenciji ukazuje na odredišta dostave narudžbi, unaprijed organizirana po ruti dostave. 
• Broj za praćenje: ovaj se broj koristi za identifikaciju i praćenje isporučenih narudžbi, od trenutka kada napuste skladište dok ne stignu do kupca. 

Automatsko i digitalno upravljanje cjelokupnom dokumentacijom jedna je od velikih prednosti WMS-a kao što je Easy WMS, koji, na primjer, automatski izrađuje popise za komisioniranje. A softverski modul za otpremu s više prijevoznika ispisuje naljepnice koje su kompatibilne s glavnim prijevozničkim agencijama i dodjeljuje brojeve za praćenje svakom paketu izravno iz instalacije.

Pogreške i nezgode u obradi naloga

Zaista postoje pogreške u obradi narudžbi. Važno ih je smanjiti što je više moguće kako bi se smanjile njihove posljedice, uštedjeli troškovi i poboljšao imidž tvrtke. U nastavku su navedeni najčešći. 

• Nepravilno rukovanje proizvodom: obično se događa kada je artikl postavljen na pogrešno mjesto. 
• Odabir netočnih količina: može uzrokovati neuravnoteženost zaliha i pogreške u narudžbama. 
• Proizvodi istog SKU-a razbacani po skladištu: golem je gubitak vremena kada operater mora ići u različita područja instalacije kako bi pronašao različite jedinice iste robe. 
• Neoznačeni artikli: ako se skladišni proizvodi skladište bez etiketa, potrebno ih je ponovno obraditi i označiti prije upotrebe za komisioniranje. 
• Prenaprezanje: ovo je jedna od najčešćih vrsta nezgoda. Rukovanje teškom robom iz neergonomskog položaja može uzrokovati tjelesne ozljede. 

Nekoliko čimbenika može dovesti do pogrešaka i/ili nezgoda tijekom obrade narudžbe. Njihovo prepoznavanje prvi je korak prema uspjehu. Kako biste ih sveli na minimum, preporučljivo je koristiti automatizirane sustave za skladištenje i upravljanje.

KPI-jevi za mjerenje protoka

Softver za upravljanje skladištem, kao što je softver za analitiku opskrbnog lanca Easy WMS-a, i moduli za upravljanje radom omogućuju vam da konfigurirate ključne pokazatelje učinka (engl. key performance indicators, KPI) za mjerenje protoka u svojoj instalaciji. To vam omogućuje pronalaženje neučinkovitosti koje ometaju rad i stoje na putu održavanju optimiziranog skladišta. Nekoliko KPI-jeva opskrbnog lanca pomoći će utvrditi jesu li vaše operacije obrade narudžbi uistinu učinkovite ili se, naprotiv, mogu poboljšati: 

• KPI-jevi produktivnosti: analiziraju i izračunavaju učinkovitost procesa, mjereći stvarnu proizvodnju u usporedbi s dodijeljenim resursima.
• Indikatori vezani uz vrijeme: odnose se na vrijeme reakcije u izvršenju bilo koje operacije. 
• KPI-jevi kvalitete: izračunavaju, na primjer, postotak narudžbi isporučenih kupcima na vrijeme i učinjenih pogrešaka, među ostalim podacima.
• Interno vrijeme ciklusa narudžbe: ono određuje vrijeme potrebno za dovršetak narudžbe, od trenutka kada instalacija primi narudžbenicu do trenutka kada paket napusti utovarnu postaju. Interno vrijeme ciklusa narudžbe je razlika između datuma unosa narudžbe i datuma otpreme.

S obzirom na važnost komisioniranja u cijelom opskrbnom lancu, ključno je raditi s KPI-jevima kako bi se procijenila učinkovitost obrade narudžbe u svakoj od njezinih faza.

Digitalno upravljanje obradom naloga

Upravljanje procesima, resursima i dokumentima uključenim u obradu narudžbi učinkovitije je pod kontrolom i nadzorom sustava za upravljanje skladištem. Tim više s obzirom na trenutnu pozadinu, u kojoj je e-trgovina navela kupce da zahtijevaju brže isporuke bez pogrešaka. 

Mi u Mecaluxu stručnjaci smo za ubrzavanje obrade narudžbi s najsofisticiranijim sustavima skladištenja, komisioniranja i upravljanja skladištem na tržištu. Ako razmišljate o preoblikovanju operacija obrade narudžbi kako biste se prilagodili izazovu višekanalne maloprodaje ili ih jednostavno želite učiniti učinkovitijima, obratite se Mecaluxu. Pomoći ćemo vam pronaći pravo rješenje za visoko konkurentan opskrbni lanac.