Brojanje zaliha: kako to učiniti brzo i učinkovito

Brojanje zaliha uobičajena je praksa koja se provodi u skladištu kako bi se točno provjerile razine i lokacije zaliha. Ono je temeljno za planiranje zadataka nabave i logističke distribucije.

U našem ćemo članku pregledati različite opcije za provođenje brojanja fizičkih zaliha u skladištu te alate i dobre prakse koji to olakšavaju.

Što je fizički inventar? Koji su ciljevi istoga?

Inventar je uređen, detaljan i vrednovan popis robe koju tvrtka skladišti. Ti se materijali klasificiraju i procjenjuju na temelju svojih obilježja kako bi postali dio imovine tvrtke. Provođenje fizičkog inventara u postrojenju sastoji se od usporedbe zaliha, njihovih količina i atributa s podacima u evidenciji tvrtke ili IT sustavu u određenom trenutku.

Glavni ciljevi provođenja inventure su otkrivanje:

• oštećenih proizvoda ili proizvoda kojima je istekao rok trajanja
• zastarjele zalihe: bilo zbog izmjena na samom proizvodu ili zato što je zamijenjen drugim. Ovu vrstu zaliha treba pomno pratiti jer izravno utječe na troškove skladištenja i zauzima dragocjeni prostor u skladištu.
• odstupanja uzrokovana ljudskom pogreškom i sustavom: prva su češća nego potonja. Što su dnevne operacije organiziranije, manje će biti neravnoteže.
• nestalih proizvoda: to je poznato kao manjak proizvoda, obično uzrokovan krađom ili drugim incidentima.

U svakom slučaju, nakon završetka popisa inventara, upravitelj skladišta mora izdati izvješće u kojem će istaknuti sljedeće:

• postotak varijance, po vrijednosti i po jedinici, između početnih zapisa i konačnog popisa
• najznačajnije pronađene razlike i moguće uzroke utvrđene nakon analize ovih neravnoteža
• predložene radnje za poboljšanje upravljanja zalihama.

Glavne vrste inventure

Uzimajući kao osnovu učestalost kojom se provode brojanja proizvoda, izdvajamo dolje navedene vrste inventara.

Godišnja inventura

Porezna uprava obično zahtijeva godišnje fizičko prebrojavanje zaliha u porezne svrhe.

Ovaj je postupak najčešći tip inventara za tvrtke koje nemaju velik broj SKU-ova (jediničnih artikala). Međutim, uz samo jednu inventuru godišnje, teško je napraviti analizu neravnoteža i na vrijeme poduzeti mjere za njihovu ispravku.

Periodična ili ciklička inventura

Prebrojavanja SKU-ova i jediničnih elemenata provode se u određenim vremenskim intervalima (mjesečno, tromjesečno i sl.) koje definiraju tvrtke. Općenito govoreći, ova se brojanja planiraju tijekom razdoblja s manjim kretanjem robe budući da se time izbjegavaju smetnje pri normalnim skladišnim aktivnostima.

Inventura u stvarnom vremenu ili stalna inventura

Zalihe se kontroliraju sustavom upravljanja skladištem, pri čemu se podaci o zalihama ažuriraju u stvarnom vremenu. Sustav prikazuje sva kretanja robe bez potrebe za prekidom rada. Implementacija programa također je korisna za upravljanje nabavom jer pomaže odjelu nabave u smislu nadopune SKU-ova.

Osim toga, možete zamijeniti vrste popisa inventara drugim, iznimnim, ponovnim prebrojavanjem kada trebate provjeriti dostupne zalihe u određenom području ili grupi lokacija.

Provođenje fizičke inventure: korak po korak

Postoji nekoliko bitnih radnji koje možete provesti kako biste izvršili fizički inventar u svom skladištu, neovisno o tome kojom se tehnologijom koristite:

• Odredite metodologiju: ona će ovisiti o vrsti uskladištene robe. Morate odlučiti koja će roba biti popisana i kako će se kvantificirati (po jedinici, obujmu, težini, ekonomskoj vrijednosti itd.). Prilikom određivanja prioritetnih SKU-ova koji će biti brojani, jedna je mogućnost primijeniti ABC metodu, razvrstavajući ih prema prometu. Moguće ih je organizirati i prema području ili obitelji proizvoda.
• Obučite svoj tim operatera: tim bi trebao točno znati koje korake treba slijediti, koji dio instalacije treba inventarizirati, kako se koristiti alatima, kao i sve druge upute (na primjer, izvlačenje zastarjelih ili neispravnih zaliha nakon njihove identifikacije).
• Iskoristite vrijeme izvan razdoblja najvećeg prometa: važno je uzeti u obzir sezonsko variranje opterećenja i pokušati organizirati zalihe tijekom razdoblja manje aktivnosti. To će ograničiti njihov utjecaj na skladište.
• Obavijestite dobavljače: inventura paralizira priljeve i odljeve zaliha, stoga je morate planirati unaprijed i obavijestiti dobavljače i kupce.
• Provjerite svoje dokumentacijske alate i resurse: ovo se može činiti kao manje važno pitanje, ali vrijeme utrošeno na provođenje popisa inventara trebalo bi biti što kraće. Stoga je potrebno unaprijed pripremiti potrebne uređaje i dokumentaciju kako bi se spriječili problemi u zadnjem trenutku.

Popis inventara: od Excela do sustava za upravljanje skladištem

Rezultati inventure trebali bi se prikazati u papirnatom ili računalnom obliku, ovisno o veličini tvrtke. Pregledajmo najpopularnije opcije:

Popis inventara u Excelu ili na običnom papiru

Provođenje popisa inventara na papiru je najosnovnija verzija ovog postupka. Ono je izvedivo samo za tvrtke s minimalnim razinama zaliha. Međutim, čak i u ovom slučaju, brojanje robe bez sustava upravljanja skladištem izlaže tvrtku problemima koji mogu biti skupi.

To se čini na sljedeći način: operateri provjeravaju zalihe prema popisu proizvoda na papiru, što rezultira izrazito ručnim postupkom koji otvara vrata ljudskoj pogrešci.

Evolucija ove metode je upotreba predložaka za popis inventara u Excelu, koji pružaju malo automatizacije izradom računalnih izračuna. S Excelom je također moguće instalirati proširenja koja prikupljaju informacije izravno iz čitača crtičnog koda, pojednostavljujući ispis podataka. Ipak, iako je bolje od popisa na papiru, ovo je rješenje također sklono pogreškama. Dugoročno gledano, kao i s popisom na papiru, ne jamči učinkovitost ili sigurnost u kontroli zaliha.

Inventar pomoću sustava WMS

Sustavi upravljanja skladištima (WMS-ovi) zaslužni su za napredak u kvaliteti u pogledu točnosti i brzine provođenja skladišne inventure. Zapravo, nezamjenjivi su u tvrtkama s velikim brojem SKU-ova. U tim je slučajevima brojanje zaliha iznimno složeno, a WMS-ovi značajno smanjuju vjerojatnost pogrešaka.

Iako može zvučati iznenađujuće, prema podacima Vijeća za obrazovanje i istraživanja u području skladištenja, dvije trećine američkih skladišta još uvijek upravljaju svojim zalihama sredstvima koja nisu WMS, uključujući Excel. To će se vjerojatno promijeniti zbog funkcionalnosti koje nude sustavi upravljanja skladištem.

Na primjer, Easy WMS, WMS tvrtke Mecalux, omogućuje vam da:

• organizirate onoliko prebrojavanja koliko voditelj instalacije zahtijeva i sa svim potrebnim obilježjima. Na primjer, moguće je programirati brojanje spremnika (paleta, kutija, itd.) ili određenih artikala.
• označite područja skladišta koja treba inventarizirati (brojanje prema lokaciji).
• uspostavite pravila prioriteta za proizvode na temelju njihovih logističkih parametara (razina prometa, jedinična cijena, datum isteka, broj serije itd.). To će vam omogućiti da ih jednostavno odaberete i započnete popis inventara prema onome što je najvažnije za tvrtku.
• integrirate razne vrste uređaja za skeniranje, kao što su terminali za radio-frekvencijski prijenos podataka, sustavi za glasovno upravljanje i slično.
• održavate maksimalnu kontrolu nad skladištem implementacijom sustava provođenja inventara u stvarnom vremenu. To će osigurati svakodnevno ažuriranje informacija o raspoloživim zalihama. U slučaju sustava Easy WMS, softverski modul za analitiku opskrbnog lanca zadužen je za upravljanje ovom ogromnom količinom podataka.

Inventar s crtičnim kodovima ili RFID oznakama?

Jedan element koji uvelike utječe na način na koji se inventar provodi je identifikacijski sustav koji je u upotrebi. On može varirati od tradicionalnih skenera crtičnog koda do sofisticiranih RFID oznaka. Analizirajmo ove dvije opcije:

Inventar s čitačima crtičnih kodova ili uređajima za radiofrekvencijski prijenos podataka

Sustav identifikacije pomoću crtičnih kodova je najrasprostranjeniji zbog svoje učinkovitosti, univerzalnosti i niskih troškova implementacije. Prijenos informacija između fizičkog i digitalnog svijeta, bilo putem Excela ili nekog naprednijeg softvera, vrši se pomoću uređaja koji skeniraju crtične kodove proizvoda. To zahtijeva izravnu liniju vidljivosti između čitača i proizvoda.

Terminali za radiofrekvencijski prijenos podataka također su čitači crtičnih kodova, s dodatnim kapacitetom komunikacije sa sustavom upravljanja skladištem putem radiofrekvencijskih valova. Tako operateri mogu primati narudžbe i izvršavati provjere izravno putem terminala, pojednostavljujući zadatke.

Inventar s RFID čitačima

Implementacija identifikacijskog sustava pomoću RFID (radiofrekvencijska identifikacija) oznaka predstavlja ogroman napredak za brzo brojanje zaliha.

Ova tehnologija koristi radiovalove za slanje i primanje podataka povezanih s određenim objektom. Sastavljene od čipova integriranih u naljepnicu, ove oznake pohranjuju veću količinu informacija koje se mogu mijenjati tijekom putovanja proizvoda duž opskrbnog lanca.

Što se tiče zadataka pri popisu inventara, jedna od glavnih prednosti je ta što ove naljepnice ne zahtijevaju izravnu liniju vidljivosti između oznake i čitača. Dakle, jednostavnim pomicanjem čitača pored spremnika, podaci se izravno učitavaju u sustav.

Dvije glavne prepreke koje su kočile masovnu implementaciju RFID sustava su, s jedne strane, njegova cijena, a s druge strane, nedostatak preciznosti. Ipak, tržište se razvilo; u 2018. prosječni trošak IoT senzora kao što su RFID oznake bio je 200 % manji nego u 2004., prema Microsoftovom izvješću o trendovima proizvodnje.

Štoviše, postoje brojne uspješne studije slučaja koje pokazuju da je tehnologija jasno napredovala u točnosti očitanja. Studija koju su proveli organizacija GS1 US i RFID Lab na Sveučilištu u Auburnu otkrila je da je 70 % analiziranih narudžbi sadržavalo neku vrstu pogreške kada su identificirane pomoću crtičnih kodova, dok je ta brojka iznosila samo 0,01 % za narudžbe obrađene RFID čitačima.

Brojanje zaliha: važnost dobrog obavljanja

Cilj pravilne kontrole zaliha je maksimalno povećanje profita uz smanjenje troškova skladištenja. Istovremeno, želite biti sigurni da to ne utječe na razinu usluge vaše instalacije i da poboljšavate zadovoljstvo kupaca.

Tehnologija kao što su sustavi upravljanja skladištem i RFID pridonose točnijem cjelokupnom procesu. Međutim, put je još dug jer se mnoge tvrtke još uvijek oslanjaju na ručne metode popisivanja zaliha u skladištu.