Prijam robe u skladištu: faze i najbolje prakse

Prijam robe jedna je od najvažnijih skladišnih operacija jer pokreće protok materijala. Ako se njime loše upravlja, to je početna točka za pogreške koje se kasnije pojavljuju u vašoj inventuri i ograničavaju produktivnost instalacije.

Pravilno organiziranje prijama robe ključno je za postizanje učinkovitog skladišta i kontrolu operativnih troškova. Da biste to učinili, vrijedi se upoznati sa zadacima uključenim u ovaj proces, njihovim opsegom i strategijama koje se mogu provesti kako bi se poboljšali.

Poslovi vezani uz prijam robe

Prijam robe nadilazi samo jednostavan unos narudžbi od dobavljača. Proces je niz međusobno povezanih zadataka koji se mogu grupirati u četiri velika skupa:

1. Planiranje i informacije

Planiranje dolaska robe najvažnije je za sprječavanje uskih grla na dokovima vašeg skladišta. Proces primanja robe djelomično je vođen glatkom koordinacijom opskrbnog lanca i, uglavnom, upravljanjem kupnjom ili nabavom. Ono predstavlja osnove operacija međuskladištenja (cross-docking).

Za ubrzanje prijama robe bitno je i vrhunsko upravljanje informacijama. Osim toga, sve uključene strane moraju biti svjesne očekivanih dolaznih narudžbi i vremena njihova pristizanja.

2. Istovar i upravljanje utovarnim mjestima

Ovaj skup operacija odnosi se na istovar robe iz kamiona i njezin transport do prijamnog ili konsolidacijskog prostora ili izravno do skladišnog mjesta na regalima.

Radnici koji rade na prijamu robe trebaju imati uspostavljenu proceduru za rješavanje svake situacije. Na taj će način znati kako postupiti i koju opremu za rukovanje upotrijebiti.

3. Kontrola kvalitete robe

Prilikom prijama narudžbi vrši se preliminarna provjera otpremnica da bi se utvrdilo odgovaraju li one po količini, modelu i karakteristikama onome što je dogovoreno s dobavljačem. Paket se također provjerava kako bi se osiguralo da je u savršenom stanju.

Nakon prve provjere, ovisno o vrsti isporučenih paketa, u nekim slučajevima može biti potrebna stroža kontrola kvalitete. To se, na primjer, događa u slučaju:

• dostavljanja sirovina u vaše skladište: mnoge tvrtke imaju vlastitu kontrolu kvalitete za procjenu ulaznih sirovina.
• kada proizvodi uključuju hranu ili određene lijekove kojima su potrebni posebni uvjeti skladištenja u smislu temperature i vlažnosti kako bi se ispravno sačuvali. Tijekom ovog koraka ključno je provjeriti ostaje li vaš hladni lanac netaknut, tj. neprekinut.
• opasne robe: posebni propisi reguliraju postupke pakiranja, utovara i istovara budući da su to proizvodi koji uključuju dodatne rizike pri rukovanju.

Vrijeme potrebno za provođenje ovih provjera poznato je kao karantena i vaše će skladište trebati područje određeno za te postupke.

Ako roba stiže na standardnim paletama, moguće je automatizirati kontrolu kvalitete zahvaljujući kontrolnim točkama paleta ugrađenim izravno na strukturu valjkastog transportera, kao što je prikazano na slici.

4. Označavanje, konsolidacija i raspoređivanje

Tijekom cjelokupnog procesa prijama robe od ključne je važnosti evidentirati sve informacije i zabilježiti dolazak novog materijala kako bi se kontrolirala sljedivost. Na primjer, uobičajeno „izvješće o prijamu” objedinjuje vaše podatke, kao što su broj ili kod narudžbe, otpremnica, rezultati kontrole kvalitete, opis i identifikacija robe i količine.

U skladištima sa sustavom upravljanja ti su podaci kompjuterizirani prema logističkim parametrima koji se primjenjuju u vašoj tvrtki (obično usklađeni s ERP bazom podataka).

Općenito, tijekom prijama robe može doći do dolje opisanih situacija.

• Proizvodi se primaju bez paletne baze i moraju proći fazu konsolidacije i registracije da bi bili smješteni u skladište.
• Roba se organizira na palete, a zatim se vrši brza provjera količina i obilježja koje treba transportirati ravno na regale.
• Povrati stižu ovdje i tu vaša tvrtka reverse logistics management stupa na scenu. Obično svaka tvrtka ima vlastita pravila u vezi s provjerama vraćenih proizvoda i može zahtijevati da se zalihe zamrznu za te provjere.

Iako to nije idealno, ponekad se događaju tzv. primici naslijepo, tj. narudžba stigne do vas bez prethodne obavijesti ili u vrijeme koje nije zakazano. U tom je slučaju najbolje imati akcijski plan za učinkovito upravljanje. Sustav za upravljanje skladištem je od velike pomoći u ovakvim situacijama jer usmjerava tijek rada bez uplitanja u druge skladišne operacije i bez ometanja kontrole zaliha.

U sklopu te faze roba mora biti označena identifikacijskim sustavom tvrtke i na skladištu mora biti naznačen skladišni prostor.

Sastojci dobrog prijama robe u skladištu

Koje strategije mogu primijeniti za poboljšanje prijama robe u skladište? Uzimajući u obzir sljedeće savjete, možete organizirati učinkovit postupak unosa:

Prilagodite planiranje unosa potencijalu rasporeda vašeg skladišta

Odnos između rasporeda skladišta i vašeg operativnog planiranja (npr. prijama robe) je dvosmjeran. Ukratko, u početnoj fazi projekta dizajna skladišta isplati se pažljivo pratiti kako su raspoređene utovarne platforme. Koje bi značajke trebali uključiti ovisi o kamionima i vrsti robe koju prevoze te o tome koliko je pristupnih točaka potrebno (predviđajući buduća proširenja).

Slično tome, upravljanje primicima (i otpremama) robe mora se planirati na temelju dostupne infrastrukture vaše tvrtke.

Procijenite potencijal automatizacije rada na prijamu robe

Ponekad zasićenost pristupnih točaka skladištu ne mora proizaći iz lošeg planiranja, već iz strukturnih promjena koje nenamjerno oblikuju način na koji vaša tvrtka radi. Na primjer, doživljavate rast prodaje koji, malo po malo, povećava globalnu razinu aktivnosti u vašem skladištu.

Prije nego što stvari kulminiraju, analizirajte procese, otkrijte točke za poboljšanje i pronađite rješenja koja ubrzavaju postupke. U tom smislu, automatizacija svih zadataka uključenih u prijam robe daje najbolje rezultate kada je skladište u blizini proizvodnog centra budući da se dolazna kretanja proizvoda ponavljaju i vrlo su predvidljiva.

Neki od primjera su Dafsa i Firat Food, tvrtke koje su radile zajedno s Mecaluxom na implementaciji automatiziranih sustava u svojim skladištima. Obje imaju kružni sustav valjkastih transportera pored dokova za utovar i istovar koji rukovatelju skraćuje putovanje. Opremljeni su paletnim kontrolnim točkama koje provode kontrolu kvalitete, provjeravaju tovarni profil i stanje tereta, a također i bilježe i ažuriraju stanja zaliha u stvarnom vremenu zahvaljujući Mecaluxovom Easy WMS-u.

Uspostavite protokole za reguliranje cjelokupnog procesa prijama robe.

Što je operacija standardiziranija, to će se manje incidenata dogoditi. Uistinu, imati sustav za upravljanje skladištem veliki je korak naprijed u bilježenju zadataka. Uz WMS, trag papira nestaje i sve je neprimjetno integrirano na jednom mjestu, što olakšava pristup i kontrolu vaših podataka.

Možete obavljati poslove prijama robe kao što je dodavanje očekivane ulazne zalihe, njezino evidentiranje, označavanje i upravljanje njezinom lokacijom za skladištenje kako biste optimizirali raspoloživi prostor. Osim toga, WMS pomaže u organizaciji složenijih zadataka kao što je upravljanje prijamima naslijepo, povratima i međuskladištenjem.

Zaključno, izvan faza koje su uključene u primitak robe i raznih strategija osmišljenih za njegovu optimizaciju, učinkovite operacije nemoguće su bez operatera koji su prošli dovoljno obuke za njihovu provedbu. Bez obzira je li WMS prisutan unutar vašeg skladišta ili ne, kapacitet radnika je „karika koja nedostaje” kako biste imali učinkovito skladište.

Ako smatrate da vaši interni logistički procesi, uključujući i prijam robe, imaju mjesta za poboljšanje, obratite nam se. Jedan od Mecaluxovih stručnjaka sve će detaljno analizirati i predložiti rješenja prilagođena izazovima s kojima se vi suočavate.